Privacyregeling

1. Begripsbepalingen

Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder: AVG) daaraan toekent.

Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

Sen Zorg vertegenwoordigd door haar bestuur. De rechtspersoon, die verantwoordelijk is voor het vaststellen van het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens en voor de naleving van dit reglement.

Behandelaar: professional, die het met betrokkene overeengekomen behandelplan uitvoert en eerste aanspreekpunt is voor betrokkene. Indien de behandelaar niet meer werkzaam is voor Sen Zorg, draagt Sen Zorg zorg dat de verplichtingen van de behandelaar correct en tijdig worden nagekomen.

Verwerker: degene die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Derde : ieder, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

Verwerkingsverantwoordelijke de natuurlijk persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of te samen met anderen , het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In dit geval: Sen Zorg.

Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt; Privacyreglement cliënten Sen Zorg Versie januari 2022.

2. Reikwijdte

Onverminderd het bepaalde in de AVG, andere wetten en beroepscodes die regels bevatten over verwerking van persoonsgegevens, is dit reglement van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens met betrekking tot cliënten van Sen Zorg.

3. Persoonsgegevens

Sen Zorg stelt de betrokkene op de hoogte van het registreren van diens gegevens, van het doel daarvan en van de rechten van betrokkene met betrekking tot die gegevens of het geven van deze informatie aan betrokkene niet mogelijk is of een onevenredige inspanning vereist.
Sen Zorg treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.
Sen Zorg legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
De verwerking van persoonsgegevens blijft achterwege voor zover een geheimhoudingsplicht uit hoofde van beroep of wettelijk voorschrift daaraan in de weg staat.

Verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt ten behoeve van:

Het verlenen van zorg aan cliënt;
Het berekenen, vastleggen en innen van de vergoeding voor de behandeling, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
Het behandelen van geschillen;
(Materiële) controle door zorgverzekeraars;
Het verrichten van wetenschappelijk, statistisch en kwalitatief onderzoek. Waar mogelijk zal dit onderzoek geanonimiseerd plaatsvinden;
De uitvoering of toepassing van een wet.

Aard van de persoonsgegevens

Sen Zorg verwerkt de volgende gegevens:

Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokken cliënt;
Een administratienummer, zoals verzekering nummer, dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
Burgerservicenummer; Privacyreglement cliënten Sen Zorg Versie mei 2018
Gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige cliënten;
Gegevens als bedoeld onder a, van de gezins- of familieleden van de cliënt alsmede anderen die over het welzijn en de gezondheid van de cliënt worden ingelicht;
Gegevens die betrekking hebben op het verlenen van zorg;
Andere bijzondere gegevens, als bedoeld in artikel 9 AVG, met het oog op de goede behandeling of verzorging van de cliënt;
Gegevens betreffende de gevolgde en te volgen behandeling van de cliënt alsmede de verstrekte medicamenten of voorzieningen;
Gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en innen van de vergoeding; j. gegevens betreffende de verzekering van de
cliënt;
Andere gegevens noodzakelijk met het oog op de uitoefening van het beroep van de hulpverlener of waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wet.

Verstrekking van persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

De betrokkene (cliënt) en indien van toepassing diens wettelijk vertegenwoordiger (zie artikel 8 van dit reglement);
Degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de behandeling van de cliënt alsmede degenen die optreden als
vervanger van de verwerkingsverantwoordelijke, voor zover de verstrekking noodzakelijk is voor de door hen in dat kader te verrichten werkzaamheden;
Zorgverzekeraars voor zover noodzakelijk met het oog op de verplichtingen uit de verzekeringsovereenkomst; zorgverzekeraars krijgen geen inzage in de inhoud van de behandeling;
Medewerkers van Sen Zorg, die zijn belast met de administratie, het plannen van afspraken, het innen van vorderingen, het uitvoeren van kwalitatief of statistisch onderzoek voor zover de verstrekking daarvoor noodzakelijk is ;
Anderen, indien: Privacyreglement cliënten Sen Zorg Versie mei 2018 i. de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend; ii. de gegevensverstrekking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Sen Zorg onderworpen is; de gegevensverstrekking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene.

Een ieder die voor Sen Zorg werkzaam is en aan wie persoonsgegevens worden verstrekt is door middel van een geheimhoudingsverklaring dan wel als gevolg van het medische beroep gebonden aan een geheimhoudingsplicht met betrekking tot deze gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht.

4. Toestemming

Een toestemming in de zin van AVG artikel 6 lid 1.a kan door de betrokkene of, dan wel, zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) te allen tijde worden ingetrokken.

5. Vertegenwoordiger en inzage betrokkene

Indien de betrokkene onder curatele is gesteld, dan wel ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in plaats van de toestemming van de betrokkene die van zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) vereist en worden de in dit reglement aan de betrokkene toegekende rechten uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s).
Indien de betrokkene minderjarig is dan is de toestemming vereist van en kunnen de in dit reglement aan de betrokkene toegekende rechten uitgeoefend worden door degene(n) die in onderstaand overzicht is aangewezen:

minderjarige betrokkene tussen 12 en 16 jaar: de betrokkene en de met het gezag belaste ouder(s)/voogd gezamenlijk (dubbele toestemming);

6. Inzagerecht betrokkene

De betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene heeft ook recht te weten wat de herkomst is van zijn gegevens en aan wie (welke functies) zijn gegevens zijn verstrekt. Hij/zij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de behandelaar.
Aan een verzoek als bedoeld in lid 1 wordt binnen vier weken na ontvangst daarvan voldaan.
De door de betrokkene gevraagde informatie wordt niet eerder verstrekt dan nadat, naar het oordeel van degene naar wie het verzoek is doorgeleid, voldoende vaststaat dat degene die de gegevens vraagt, de betrokkene is. Betrokkene is desgevraagd verplicht een geldig identiteitsbewijs, bijv. een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs, te tonen.
De behandelaar kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen, voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.

7. Aanvulling, correctie, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens

Zijn in het dossier opgenomen feitelijke gegevens onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel worden gegevens verwerkt in strijd met een wettelijk voorschrift, dan kan de betrokkene een schriftelijk verzoek indienen bij de behandelaar de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of in het elektronisch dossier van bepaalde personen af te schermen. Het verzoek bevat daartoe concrete aanwijzingen.
Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek bericht de behandelaar de verzoeker schriftelijk of, dan wel in hoeverre, aan het verzoek tot correctie, verwijdering of afscherming wordt voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.
De behandelaar draagt zorg dat een beslissing tot aanvulling, correctie, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Indien de gegevens, waarvan aanvulling, correctie, verwijdering of afscherming is gevraagd, voorafgaand aan het verzoek aan derden zijn verstrekt, stelt de behandelaar de betreffende derde op de hoogte van de aanvulling, correctie, verwijdering of afscherming van de gegevens, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. De behandelaar doet de betrokkene desgevraagd opgave van degenen aan wie de mededeling van aanvulling, correctie, verwijdering of afscherming is gedaan.
Aan het door de betrokkene gedane verzoek wordt niet eerder voldaan dan nadat, naar het oordeel van degene naar wie het verzoek is doorgeleid, voldoende vaststaat dat degene die het verzoek doet, de betrokkene is. Betrokkene is desgevraagd verplicht een geldig identiteitsbewijs, bijv. een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs, te tonen.

8. Aanvulling en vernietiging dossier

Onverminderd de rechten van de betrokkene zoals beschreven in artikel 10 is het navolgende van toepassing.

Op verzoek van de betrokkene worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
Binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene draagt de behandelaar zorg voor vernietiging van de bescheiden zoals bedoeld in artikel 7:454 BW (cliëntdossier), tenzij het verzoek betrekking heeft op bescheiden waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.
In geval de behandelaar het verzoek tot vernietiging afwijst, wijst hij de betrokkene op diens recht conform artikel 10 afscherming van de gegevens te verzoeken.

9. Bewaartermijnen

Met inachtneming van de wettelijke voorschriften stelt de verwerkingsverantwoordelijke vast hoe lang de persoonsgegevens bewaard blijven. Tenzij anders bepaald, eindigt de bewaartermijn vijf jaar na het laatste contact met de betrokkene. Indien sprake is van een dossier in verband met een behandelingsovereenkomst in de zin van de Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst worden de persoonsgegevens gedurende vijftien jaar bewaard, gerekend van het moment waarop zij zijn vervaardigd of zo veel langer als redelijkerwijs gelet op de zorg van een goed hulpverlener schap noodzakelijk is.
Zo spoedig mogelijk nadat de bewaartermijn is verstreken worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd en vernietigd.

10. Klachten

Onverminderd zijn recht zich tot de rechtbank te wenden of de Autoriteit Persoonsgegevens te verzoeken te bemiddelen of te adviseren, kan de betrokkene een klacht indienen bij de klachtenfunctionaris dan wel bij de FG als hij van mening is dat een of meer bepalingen van dit reglement of wetten (waaronder de AVG) niet worden nageleefd. Het adres is opgenomen in bijlage 2 van dit reglement.
Een klacht wordt door Sen Zorg behandeld in lijn met haar klachtenreglement dat is terug te vinden op de website van Sen Zorg.
Bestuur van Sen Zorg zal binnen zes weken na ontvangst van de klacht een beslissing nemen. De beslissing is met redenen omkleed.
De betrokkene kan zich, ook binnen de termijn van zes weken als in lid 2 genoemd, wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met Sen Zorg.

Privacyregeling

​